Anno 2018
12 - Legge di Stabilità 2019 – Nuove disposizioni per l’applicazione del regime forfettario
Con l’introduzione del nuovo regime forfettario descritto nella legge finanziaria per il 2019 che dovrebbe essere stata approvata ieri alla Camera, ma non ancora pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale, il Governo ha compiuto il primo passo per la graduale applicazione del regime della Flat Tax che parte, in questa prima fase nel 2019, solo per i possessori di partita Iva che hanno realizzato un volume di affari inferiore al limite di €uro 65.000,00 indifferenziato per tipologia di attività.
Questo Studio ha già inviato specifiche comunicazioni personalizzate a coloro che risultano direttamente interessati dalle nuove disposizioni sulla base di simulazioni e calcoli predisposti negli ultimi giorni, tuttavia alcune importanti precisazioni si rendono necessarie per tutti gli altri soggetti che intrattengono rapporti economici con questi soggetti.
Infatti coloro che applicano questo regime possono predisporre ed inviare i documenti certificativi dei propri rapporti commerciali (fatture) in maniera diversa rispetto agli altri soggetti economici. Ne deriva pertanto la necessità che i committenti o cessionari di beni e servizi, quindi in pratica i destinatari di questi documenti, trattino la relativa documentazione con l’attenzione necessaria al fine di evitare errori contabili e di pagamento.
Tra le differenze più rilevanti, ad esempio, vi è l’esonero dall’applicazione degli obblighi di fatturazione elettronica. Questa modifica, magari interpretabile positivamente per gli aderenti al nuovo regime, lo è molto meno per coloro che si troveranno a dover gestire i documenti ricevuti con il diverso e tradizionale sistema cartaceo. Tale sistema di veicolazione dei documenti non permette infatti il trasferimento automatico dal canale di interscambio SDI dell’Agenzia delle Entrate, con le conseguenti incombenze amministrative da gestire manualmente, come peraltro già richiamato con la mia precedente circolare 11/2018.
Più in particolare coloro che aderiscono al regime forfettario non applicano l’iva e non sono soggetti a ritenuta d’acconto per l’IRPEF (infatti saranno soggetti ad una imposta sostitutiva). Ne deriva pertanto che i relativi pagamenti dovranno essere correttamente impostati e registrati al fine di evitare errori amministrativi di difficile correzione salvo l’applicazione degli istituti di ravvedimento graduati in ragione delle diverse tempistiche di regolazione degli scambi commerciali.
Il mio Studio è a completa disposizione per qualsiasi ulteriore approfondimento in merito.
11 - La complicazione della detrazione dell’iva sulle fatture emesse e ricevute a cavallo dell’anno solare (ed il tema dei regimi forfettari e minimi per il prossimo anno 2019)
L’avvento della stagione della fatturazione elettronica complica ulteriormente, se ce ne mai fosse stato bisogno, il tema della detrazione dell’iva sulle fatture ricevute (e quindi necessariamente anche investendo i rapporti commerciali tra gli operatori economici per intuibili ragioni).
Infatti qualche mese fa la circolare dell’AdE 1/E/2018 aveva posto limiti e condizioni al problema risolti solo in parte con l’approvazione del DL 119/2018 che sta completando, proprio in questi giorni, l’iter di approvazione parlamentare.
Ora è stabilito che entro il giorno 16 di ogni mese può essere esercitato il diritto alla detrazione dell’IVA relativa anche ai documenti di acquisto ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.
Se il chiarimento è da salutare con favore per la gestione ordinaria in corso d’anno, purtroppo questa regola NON vale per le operazioni effettuate nell’anno “precedente”, vale a dire al caso di una fattura relativa a un’operazione effettuata a dicembre 2018 (data fattura 31/12/2018) ricevuta il 5 gennaio 2019, per la quale non è possibile detrarre l’imposta nella liquidazione del 16 gennaio (cioè quella di Dicembre).
Per tentare di facilitare l’interpretazione delle diverse casistiche preciso che in questo scenario possono determinarsi le seguenti situazioni (valide sia per i contribuenti mensili che trimestrali):
1) fatture per operazioni effettuate nel 2018 ricevute e registrate entro la fine dell’anno;
2) fatture per operazioni effettuate a dicembre 2018 ricevute nel 2019;
3) fatture per operazioni effettuate a dicembre 2018 ricevute nello stesso mese, ma registrate nel 2019;
4) fatture per operazioni effettuate nel 2019.
Nel primo caso, il diritto alla detrazione potrà essere esercitato nella liquidazione di dicembre 2018 (16 gennaio 2019).
Nel secondo caso, si potrà esercitare il diritto alla detrazione dell’imposta solo nel 2019 anche se le fatture sono state ricevute e registrate entro il 15 gennaio, attesa l’esclusione prevista dalla novellata formulazione dell’articolo 1, comma 1, del Dpr 100/1998. Per esempio una fattura datata 2018, ricevuta e registrata ad esempio il 12 febbraio 2019 non potrà concorrere a formare la liquidazione Iva di gennaio 2019 (in quanto ricevuta entro il 15/2), bensì il diritto alla detrazione potrà essere esercitato solo con la liquidazione di febbraio.
Nel terzo caso il diritto alla detrazione potrà essere esercitato al massimo entro la dichiarazione annuale Iva relativa al 2018 e si renderà necessaria la predisposizione di un apposito registro Iva sezionale che permetta di escludere queste operazioni dalla liquidazione Iva del mese di registrazione che inevitabilmente sarà il 2019.
Infine, nel quarto caso, per le fatture relative a operazioni effettuate nel 2019 si potrà esercitare il diritto alla detrazione relativo anche ai documenti di acquisto ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.
L’intuibile complessità della gestione operativa rende evidente anche il tema organizzativo dato dall’utilizzo degli strumenti elettronici per la gestione amministrativa di ogni operatore economico.
Infatti non sarà certamente semplice la gestione contabile per tutti i soggetti (minimi e forfettari tra gli altri) che stanno valutando in questo periodo di attesa che ci separa dalla definitiva promulgazione della legge finanziaria per il prossimo anno 2019 che vede l’avvento della stagione della fatturazione elettronica a pieno regime se e come dotarsi di strumenti atti alla predisposizione di documenti in formato elettronico che comunque consentano la produzione del file XML richiesto dalla normativa.
Infatti per quanto riguarda l’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico beneficiano dell’esonero le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano nei regimi agevolati esonerati dall’applicazione dell’imposta:
“Regime di vantaggio” (di cui all’articolo 27, commi 1 e 2, D.L. 98/2011, convertito, con modificazioni, dalla 111/2011);
“Regime forfettario” di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89, L. 190/2014.
Tale esonero non produce effetti negativi sui soggetti destinatari della fattura che però devono considerare di mantenere, a tutti gli effetti, i processi amministrativi tradizionali per la registrazione e l’imputazione dei costi descritti da tali documenti.
In particolare ritengo vada conseguentemente valutato un aspetto molto importante in ordine all’evoluzione dell’intero sistema e quindi dei rapporti tra gli operatori economici. Infatti il suddetto esonero non è un divieto, tanto che gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche come tutti gli altri soggetti.
Questo Studio ha suggerito di valutare positivamente questa implementazione, anche quelli forfettari quindi, adottando comunque tali sistemi perché non si può comunque trascurare il fatto che alcuni cessionari/committenti potrebbero obbligare i loro fornitori all’utilizzo di tale strumento, al fine di uniformare il flusso informativo delle fatture passive. Si consideri al riguardo anche il tema della conservazione sostitutiva di cui tratterò più avanti.
Per nostra esperienza sussistono casi nei quali taluni soggetti hanno rapporti con particolari committenti che ricevono i documenti (solo) in formato elettronico. Il mancato adeguamento delle procedure potrebbe comportare disservizi e problematiche del sottostante rapporto commerciale se si proseguisse con l’invio dei documenti ancora in formato cartaceo essendo inquadrabile il relativo rapporto come “fuori sistema” costringendo il piccolo fornitore a dotarsi di strumenti per l’emissione della e-fattura per rispettare le “policy di gruppo”.
Ma sappiamo che tale caso può presentarsi anche a colui che deve necessariamente dotarsi di questi sistemi per poter intrattenere rapporti con taluni clienti specifici. Il caso più eclatante è costituito da coloro che lavorano per la pubblica amministrazione che obbliga all’emissione della fattura elettronica anche il soggetto in regime forfettario.
Va poi considerato il tema della conservazione delle fatture. Come noto le fatture elettroniche dovranno essere conservate con apposita modalità informatica rispondendo a precise indicazioni di legge.
Pertanto i regimi forfettari, a discapito della sbandierata semplificazione, si potrebbero trovare a dover gestire in forma diversa tali aspetti in ragione della particolarità della loro attività. Conservazione cartacea delle proprie fatture emesse (se non elettroniche) conservazione elettronica per quelle obbligatoriamente emesse in tale forma. Per quanto riguarda quelle ricevute il tema potrebbe non porsi sempreché l’operatore economico non abbia comunicato (magari proprio per le problematiche di rapporto commerciale prima individuate) il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o il codice univoco del canale di trasmissione. In questo caso il soggetto in regime forfettario riceverà una fattura in formato digitale che dovrà essere conservato a norma di legge.
In definitiva, il forfettario ha due possibilità:
pretendere una copia della fattura dei propri acquisti in modalità analogica, nel qual caso risulta esonerato dagli obblighi di conservazione (vi sarà comunque la possibilità di scaricare la fattura elettronica nella propria area riservata del portale “fatture e corrispettivi”);
comunicare Pec o codice destinatario per farsi recapitare la fattura elettronica come avviene per gli altri soggetti, nel qual caso scattano gli obblighi di conservazione (che comunque possono essere assolti anche semplicemente sottoscrivendo lo specifico accordo con l’Agenzia delle Entrate).
Il mio studio è a disposizione per eventuali approfondimenti in merito sugli argomenti trattati in questa circolare ed in genere su tutti gli altri aspetti relativi all’imminente avvio della fatturazione elettronica e degli altri temi oggetto di precedenti trattazioni.
10 - Rottamazione "ter" - Attenzione alla scadenza del 7 dicembre 2018
Vi informo che il prossimo 7/12/2018 scadrà il termine per l’adesione alla “definizione agevolata dei carichi affidati all’Agente della Riscossione”. Tale termine è molto importante per chi ha già aderito alla Definizione agevolata 2000/17 prevista dal Decreto Legge n. 148/2017 (cosiddetta “rottamazione-bis”) ma non è riuscito a saldare le rate scadute a luglio, settembre e ottobre.
In questa nuova scadenza perentoria il contribuente può regolarizzare la propria situazione se non fosse riuscito ad onorare i precedenti impegni di pagamento rientrando automaticamente nei benefici previsti dalla “Definizione agevolata dei carichi affidati all’Agente della riscossione” dal 1° gennaio 2000 al 31 dicembre 2017 (cosiddetta “rottamazione-ter”).
Vi invito a prendere contatto con lo studio per eventuali ed ulteriori informazioni riteneste opportuno avere in merito sugli argomenti trattati in questa comunicazione e su altre pubblicazioni informative di questo studio.
7 - Decreto Dignità - Le modifiche introdotte sono immediatamente applicabili
Il Governo ha promulgato il Decreto Legge 12/07/2018, n. 87, meglio descritto dalla stampa con la definizione di DECRETO DIGNITA’, con il quale sono state introdotte importanti modifiche che impattano immediatamente e quindi, purtroppo, senza alcun periodo transitorio sui seguenti istituti di diritto del lavoro:
- Contratto di lavoro a tempo determinato;
- Somministrazione;
- Indennizzo nell’ipotesi di licenziamento.
- Delocalizzazione delle imprese.
- Occupazione nelle imprese beneficiarie di aiuti.
Nella presente informativa, si intende precisare seppur sinteticamente alcuni aspetti che riguardano talune delle modifiche introdotte al contratto di lavoro subordinato a tempo determinato.
La nuova disciplina, come precisato, entrata immediatamente in vigore il 14/07/2018, si occupa di taluni aspetti essenziali dei contratti per i quali raccomandiamo la massima attenzione sia ai fini della valutazione che della validità degli stessi.
Infatti queste nuove disposizioni contemplano talune nuove precise qualificazioni che riguardano la durata massima dei contratti, la forma “acausale” [1] (rimane tale come in passato), le causali[2], il termine[3]
Altro importante aspetto è dato dalle proroghe che non potranno più essere gestite come in passato. Essa infatti consiste in una modifica consensuale del contratto di lavoro in corso mediante la quale le parti spostano in avanti il termine precedentemente fissato per la scadenza.
Nel regime tracciato dal Decreto Dignità la proroga rimane acausale finché il rapporto, nel suo complesso, si mantiene entro la durata dei 12 mesi. Pertanto, un rapporto della durata di tre mesi potrà essere prorogato liberamente, una o più volte, fino a raggiungere i 12 mesi.
Il numero massimo consentito delle proroghe viene ridotto da 5 a 4 nel corso dell’intera relazione lavorativa tra le parti.
Un ulteriore aspetto, molto delicato ed importante, riguarda il rinnovo del contratto. Questo dovrà in ogni caso essere assistito da una causale giustificatrice innestando tutte le problematiche inerenti questa ulteriore condizione richiedendo altresì la forma scritta per l’individuazione della scadenza, pena l’inopponibilità per l’accertamento del termine.
Ulteriori altre condizioni e specificazioni sono state definite con questo intervento che risente di una approssimazione espressiva forse frutto dell’accelerazione impressa alla tempistica politica di approvazione. Tali elementi riguardano il termine per l’impugnazione dei contratti da parte del lavoratore, il contributo addizionale ed ulteriori specificazioni in ordine alla disciplina transitoria per le quali si invitano gli interessati a prendere contatto direttamente con lo studio per approfondire i temi di specifico interesse.
Da ultimo si ritiene opportuno segnalare che, in considerazione delle numerose critiche sollevate sul provvedimento e sulla tecnica legislativa adottata, il provvedimento subirà certamente delle modifiche in sede di conversione che ne muteranno gli aspetti applicativi qui segnalati. Tuttavia, come infra precisato, la loro immediata applicazione ci costringe ad un esame anticipato dei contenuti attualmente previsti.
Invito gli interessati a prendere contatto con lo studio per gli approfondimenti che si ritenesse opportuno avere su questo specifico argomento.
[1] Al contratto di lavoro subordinato può essere apposto un valido termine acausale di durata non superiore a dodici mesi. Parimenti acausali restano le proroghe disposte entro il medesimo limite, ma non i rinnovi.
[2] Le causali introdotte dalla nuova norma sono le seguenti:
- a) esigenze temporanee e oggettive, estranee all’ordinaria attività;
- b) esigenze connesse a incrementi temporanei, significativi e non programmabili, dell’attività ordinaria;
- c) ovvero esigenze sostitutive di altri lavoratori.
[3] Qualora si superi il limite dei 12 mesi o si proceda ad un rinnovo del contratto a termine, sarà obbligatorio introdurre nel contratto un’idonea giustificazione del termine.
9 - Lo sai che il Decreto “Dignità” ha ridisegnato nuovi termini e condizioni per i contratti di lavoro a tempo determinato?
Come ormai a vostra conoscenza il 12/08/2018 è stata promulgata la legge di conversione del Decreto Dignità, n. 96 del 09/08/2018.
Si è, così, venuto a sostanziare un regime giuridico articolato di difficile interpretazione che introduce alcune importanti regole riguardanti i contratti di lavoro a tempo determinato in corso che tentiamo di sintetizzare nei punti che seguono.
PERIODO TRANSITORIO (si tratta di una delle questioni fondamentali ed attiene al periodo transitorio posto in essere dalla Legge di conversione del Decreto stesso).
L'art. 1, comma 2° della Legge 09/08/2018 n.96 recita testualmente " Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano ai contratti di lavoro a tempo determinato stipulati successivamente alla data di entrata in vigore del presente decreto (14/07/2018), nonché ai rinnovi e alle proroghe contrattuali successivi al 31 ottobre 2018".
Quindi:
1) i rinnovi e proroghe, effettuati entro il 31/10/2018, di contratti a tempo determinato stipulati prima del 14/07/2018, devono rispettare le vecchie regole.
2) Le proroghe ed i rinnovi, effettuati dopo il 31/10/2018, di contratti a termine stipulati prima del 14/07/18, devono rispettare le nuove regole introdotte dal Decreto Dignità.
3) I contratti a termine, stipulati per la prima volta tra azienda e lavoratore, dal 14/07/2018 devono rispettare le nuove regole introdotte dal Decreto Dignità.
4) Le proroghe ed i rinnovi, effettuati entro il 31/10/18, di contratti a termine stipulati per la prima volta tra azienda e lavoratore dal 14/07 all'11/08/18, devono rispettare le nuove regole introdotte dal Decreto Dignità.
CONTRATTI A TERMINE STIPULATI PER LA PRIMA VOLTA, TRA AZIENDA E LAVORATORE, DAL 14/07/2018 (Nuova disciplina introdotta dal decreto)
Devono rispettare integralmente alla nuova disciplina del Decreto Dignità.
Per i primi 12 mesi di durata non necessitano di alcuna causale:
- i contratto a termine stipulati ab origine della durata di 12 mesi,
- I contratti a termine la cui durata di 12 mesi venga raggiunta con una, due o tre proroghe. In questa ipotesi, l'ulteriore proroga che si effettui dovrà essere stipulata con causale.
Invece, in caso di RINNOVI, qualsiasi rinnovo di un contratto a termine stipulato per la prima volta tra azienda e lavoratore dal 14/07/18 deve contenere la causale.
Invitiamo tutti coloro che fossero interessati ad approfondire i termini della specifica disposizione normativa a prendere contatto con lo Studio per i necessari approfondimenti.
6 - Fatturazione Elettronica - Ulteriori chiarimenti e richiami sull'utilizzo della PEC
Nei giorni scorsi l’Agenzia delle Entrate ha emanato una ulteriore circolare (13/E del 2/7/2018) con la quale ha fornito ulteriori importanti precisazioni sulla decorrenza dell’obbligo di emissione della fattura elettronica, rinviato al 1/1/2019 con l’emanazione del decreto legge 79/2018, unicamente per le cessioni di carburanti per autotrazione su impianti stradali.
Dalla lettura delle nuove disposizioni apprendiamo che potremo ancora procedere con la compilazione delle schede carburanti, ma al contempo è possibile utilizzare il nuovo sistema informatico di certificazione dei corrispettivi. I due sistemi quindi coesisteranno fino al 31/12/2018.
Tra le altre precisazioni è stato chiarito che tutti gli altri acquisti di carburanti non utilizzati per l’autotrazione o, addirittura, non acquistati presso gli impianti stradali restano soggetti alla certificazione dell’acquisto con l’emissione della fattura elettronica secondo l’originario termine di decorrenza dell’1/7/2018 già indicato nella legge di stabilità n°205/2018.
Credo sia opportuno precisare che resta confermato l’obbligo di utilizzo di forme di pagamento tracciabili per la deduzione fiscale del costo.
Non vi sono quindi rallentamenti particolari agli obiettivi già fissati dalle disposizioni di legge e, dal canto suo, l’Agenzia delle Entrate sta sostenendo questa evoluzione del processo con l’implementazione della sezione fatture e corrispettivi, nel proprio sito internet, liberamente accessibile ad ogni contribuente in possesso delle credenziali rilasciate dalla stessa Agenzia, anche mediante lo sviluppo di talune procedure software appositamente dedicate a queste nuove incombenze amministrative.
Proprio in questa sezione del sito deve essere obbligatoriamente annotato l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) di cui ogni operatore economico deve disporre in base a numerose disposizioni di legge e di ordinamento professionale. Tale indirizzo costituisce pertanto il canale privilegiato per la notificazione delle fatture elettroniche che saranno veicolate dal sistema informativo SDI (lo stesso che gestisce le fatture destinate alla PA – pubblica amministrazione).
È importante quindi disporre di un indirizzo di posta certificata correttamente configurato ed efficiente per poter assicurare questo importante presidio di comunicazione. Addirittura la Corte di Cassazione con l’ordinanza 16365/2018 ha statuito il principio secondo il quale l’indirizzo PEC di una società o di un imprenditore individuale comunicato al Registro delle Imprese costituisce un recapito assimilabile ad una sede legale. Conseguentemente il mancato funzionamento della casella, per qualunque causa, rappresenta una irreperibilità colpevole del destinatario e sul ricevente grava l’onere di comunicare il proprio recapito informatico che lo renda effettivamente raggiungibile. Discorsi assimilabili e, per certi versi ancora più gravosi, possono essere svolti anche per i professionisti sui quali addirittura si sovrappongono obblighi e oneri propri dell’attività svolta, sia questa inquadrata in sistemi ordinistici o meno.
Vi invitiamo pertanto a controllare attentamente i vostri riferimenti di posta elettronica certificata e di comunicare eventuali aggiornamenti. Nei prossimi giorni infatti provvederemo ad un ulteriore controllo per l’aggiornamento delle anagrafiche con gli indirizzi di posta elettronica già in nostro possesso cosicché possa essere assicurato il regolare svolgimento delle descritte funzionalità informatiche.
Il mio Studio è a disposizione per l’approfondimento dei temi trattati in questa circolare e per altri eventuali approfondimenti si ritenesse opportuno avere in merito.
8 - Si può risparmiare sul costo dell'energia?
Con l’apertura del mercato dell’energia si aprono oggi interessanti opportunità per verificare le proprie condizioni commerciali di fruizione dei servizi di fornitura di energia elettrica.
Infatti l’originario termine indicato per la fine del regime di maggior tutela, più volte rinviata ed inizialmente fissata allo scorso mese di luglio 2018, è stato rinviato al 30 giugno 2019.
È stato quindi concesso, sia ai consumatori che alle aziende, un ulteriore anno per prepararsi alla transizione. La dimostrazione di questo nuovo fermento di mercato è testimoniato proprio dalle numerose comunicazioni e messaggi che molte società fornitrici stanno inviando già da alcuni mesi a tutti gli utenti per promuovere le proprie offerte.
L’occasione è quindi importante per cogliere con la massima attenzione scegliendo attentamente la formula più adatta alla propria bolletta. A tal riguardo l’Autorità garante per l’Energia (ARERA) ha predisposto un comparatore ufficiale (che vi invitiamo ad utilizzare cliccando sul testo) che permette di svolgere più agevolmente le attività di comparazione al fine di poter traghettare la propria utenza verso il mercato libero.
Qualche dato economico potrà certamente giovare all’analisi. Infatti sul fronte dell’elettricità, le offerte migliori consentono di risparmiare fino a 50-60 euro l’anno rispetto ai 640 euro del servizio di maggior tutela (la stima è calibrata su una famiglia con un contatore della potenza impegnata di 3 chilowatt e un consumo annuo di 3.300 chilowattora). Sul fronte del gas, i prezzi variano di città in città, ma in media, per un consumo di 700 metri cubi l’anno, il servizio di tutela garantisce un esborso di 520 euro annui, che scende a 460-470 euro con le migliori offerte delle aziende sul mercato libero.
Non vi sono poi rischi connessi all’interruzione del servizio. Infatti i passaggi di contratto ed operatore sono gratuiti salvo l’imposta di bollo sul nuovo contratto (14,62 euro).e la nuova bolletta si baserà sulla lettura del contatore al momento del passaggio di consegne: quindi, nessun rischio di doppia fatturazione tra i due operatori.
Vi sono però anche altre forme contrattuali, dette ibride, che possono interessare parte dell’utenza quali ad esempio le offerte cd “placet”. Tale è la forma contrattuale stipulata con fornitori privati con condizioni definite e sorvegliate dall’Authority. Il prezzo dell’energia è lo stesso della maggior tutela, scontato di un bonus una tantum definito dalla società e applicato sulla prima bolletta. I contratti durano dodici mesi e sono rinnovabili su base annua, senza però l’erogazione di un nuovo bonus.
Una tutela simile è attiva dal gennaio 2017 e sarà l’unica modalità di fornitura “tutelata” disponibile dopo il 1° luglio 2019. In ogni caso queste offerte sono comparabili sul nuovo portale predisposto dall'autorità.
Lo studio resta a disposizione per qualsiasi approfondimento si ritenesse opportuno avere in merito su questo e su eventuali altri argomenti oggetto di precedenti informative circolari.
5 - Privacy - Informativa generale sull'applicazione del GDPR 679/2016
A due anni dalla sua promulgazione ufficiale, il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento UE n. 2016/679 anche a livello nazionale senza la necessità di alcun atto di recepimento da parte dell’Italia (essendo il Regolamento, come noto, un atto tipico dell’Unione Europea direttamente vincolante per i cittadini).
Il Governo Gentiloni, nelle scorse settimane prima delle recenti dimissioni, ha presentato un decreto che sta attualmente seguendo il consueto iter di approvazione che dovrebbe concludersi entro la fine del prossimo mese di luglio salvo ulteriori modifiche o rinvii che, in questo periodo di significativi mutamenti nello scenario politico, non possono essere esclusi.
La normativa regolamentare di riferimento, infatti, si presenta alquanto complessa ed articolata, e deve necessariamente essere raccordata con la previgente disciplina della legge 196/2003 che aveva disciplinato i comportamenti degli operatori fino ad oggi.
Da più parti sono stati segnalati rischi e problematiche connesse con la gestione dei dati personali che devono essere valutati attentamente da ogni operatore economico responsabile. Infatti tale provvedimento, pur connesso ad una necessaria impostazione burocratica, introduce un diverso paradigma di riferimento per la gestione delle informazioni personali ponendo a carico degli operatori la loro responsabilizzazione sulla gestione e salvaguardia dei dati che costituiscono l'oggetto della tutela.
Si tratta quindi di una innovazione normativa molto importante che non deve essere intesa o vissuta unicamente come incremento della complessità burocratica ed amministrativa delle nostre gestioni quanto invece una fase nuova e diversa che deve essere necessariamente ed appositamente organizzata, sia amministrativamente che operativamente, nell'ottica della migliore gestione e tutela dei dati personali comunque posseduti ed oggetto di trattamento.
Altro elemento essenziale da considerare è la diversità delle situazioni soggettive esistenti. Infatti ogni operatore economico, proprio per la sua particolare condizione soggettiva, ha una situazione diversa da un altro e sarebbe un errore duplicare nella propria gestione scelte di altri operatori ritenendo di poter riconoscere apparenti similitudini. Occorre quindi prestare la massima attenzione e questi temi ed evitare facili generalizzazioni sia dell’approccio che della gestione di questi aspetti che, appunto, possono assumere connotazioni e declinazioni del tutto diverse da soggetto a soggetto.
Per esemplificare basti pensare che per i propri trattamenti un operatore, può utilizzare servizi informatici ed un altro semplici supporti cartacei, piuttosto che disporre di servizi in Cloud oppure avere a disposizione un software gestionale interno oppure ancora gestisca i dati con proprie elaborazioni avvalendosi dei comuni programmi Word o Excel. Ognuna di queste differenti situazioni genera significative differenze sia in termini di procedure da seguire, che di rischi, piuttosto che di responsabilità nei confronti delle persone interessate da questi trattamenti.
Con la presente pertanto si invitano gli interessati ad avviare un serio processo di valutazione della propria situazione e ad assumere ogni opportuna azione in merito verificando la propria particolare condizione, anche rispetto a quanto già implementato in passato per il rispetto della precedente disciplina recata dalla legge 196 senza sottovalutare i rischi e le criticità connesse con questa nuova disposizione normativa.
Nel tempo, infatti, si osserverà una crescente attenzione a questi temi anche da parte delle Autorità preposte ai controlli[1] e si attuerà nel tempo una progressiva omogeneizzazione dei comportamenti tale da generare importanti effetti per la concorrenza e per l’operatività economica di ognuno.
Si noti al riguardo che sempre di più spesso, vista l'interazione tra i soggetti economici ed in vista di una necessaria tutela e limitazione della nostra responsabilità, saremo chiamati a coordinare il nostro lavoro solo con soggetti che possano assicurare il rispetto di questa normativa e ciò sia in ordine alla necessità di gestione dei “nostri” dati, sia paradossalmente, per evitare coinvolgimenti di responsabilità conseguenti alle inerzie ed alla superficialità di terzi operatori con i quali si stringono rapporti di collaborazione.
L’invito è quindi quello di avviare, senza ulteriori ritardi, la richiamata verifica assumendo gli opportuni contatti con gli operatori di vostra fiducia per l’implementazione delle relative gestioni.
Negli ultimi mesi questo Studio ha svolto un importante lavoro di approfondimento dell’intera normativa ed è quindi disponibile ad un confronto su questi temi. Tale attività però deve però essere appositamente programmata ed articolata secondo uno specifico calendario in quanto essendo del tutto diversa dalla ordinaria attività di assistenza amministrativa, fiscale e giuslavoristica normalmente seguita da questo Studio Professionale.
Invitiamo pertanto coloro che fossero interessati ad approfondire questi argomenti a prendere contatto con il mio Studio per l’eventuale impostazione delle attività di verifica.
[1] Richiamo al riguardo il fatto che il Garante della Privacy si avvarrà della collaborazione della Guardia di Finanza che opererà anche questi controlli nell’ambito della propria attività istituzionale.